HOE VERVANG JE EEN

INFORMATIEBIJEENKOMST?

Door de Corona Crisis kunnen voorlichtingsbijeenkomsten niet meer gehouden worden. Projecten dreigen hierdoor te vertragen. Op deze site vind je een online – kant en klaar – alternatief voor voorlichtingsbijeenkomsten.

 

Webinars zijn niet altijd de beste manier om voorlichtingsbijeenkomsten te vervangen. Deze vorm is vooral geschikt als onderlinge discussie tussen deelnemers van belang is, bijvoorbeeld als men gezamenlijk tot een beslissing moet komen. Bij veel voorlichtingsbijeenkomsten speelt dit helemaal geen rol.

 

Het is van belang om diverse communicatie middelen zo goed mogelijk samen te laten werken. Maar daar los je niet alles mee op. Als je geen rechtstreekse gesprekken kunt voeren, dan neemt het belang van een database met relevante gegevens van al je stakeholders enorm toe.

 

Wij bieden je een totaalconcept als alternatief voor informatiebijeenkomsten. Dit begint met de opbouw van je database en eindigt met een rapportage waarin je precies kunt zien wat er goed is gegaan en wat er beter kan. Zo leggen we een basis om continu te leren.

ALTERNATIEF VOOR INFORMATIEBIJEENKOMSTEN 

IN 100 SECONDEN

HET

WERKPROCES

STAP

1

OPBOUW VAN EEN

DATABASE

Iedereen die mogelijk geïnteresseerd is in het project, krijgt de gelegenheid zich in te schrijven voor een online panel. Via diverse  communicatiekanalen worden stakeholders uitgenodigd zich te registreren. Dit inschrijven is voor iedereen heel eenvoudig. Mensen met interesse voor het project zullen zich hiervoor aanmelden. Aan de AVG wordt voldaan, omdat men toestemming geeft hun gegevens voor het project te gebruiken.

STAP

2

DIGITAAL

VOORLICHTEN

De deelnemers uit het panel worden rechtstreeks geïnformeerd via email dat er nieuws is over het project. Het mailbericht verwijst naar een hiervoor ingerichte webpagina. Via videofilmpjes en met audio ingesproken Powerpont presentaties worden de deelnemers over de nieuwste ontwikkelingen geïnformeerd.

 

Op deze webpagina wordt ook de mogelijkheid geboden om een individuele afspraak te maken. Hiervoor is een klik op een knop + bevestiging voldoende. De omgevingsmanager ontvangt dan een mailbericht met alle gegevens van de betrokkene en kan een afspraak inplannen.

 

Mensen die zich nog niet hebben aangemeld, worden via de normale informatie kanalen op de hoogte gebracht. Als ze een individuele afspraak willen maken, dan is hiervoor registratie wel  noodzakelijk.

STAP

3

METEN VAN DE 

ERVARINGEN VAN STAKEHOLDERS

Hoe tevreden zijn de stakeholders over de geboden informatievoorziening? Over het project of de individuele spreekuren? Wie heeft er tips? Als dit bekend is, kan er gericht worden bijgestuurd. Omdat je ook informatie hebt over bijvoorbeeld postcode en huisnummer, kun je ook bepalen of er een relatie is tussen de tevredenheid en de locatie.

 

Het meten van tevredenheid wordt geheel digitaal uitgevoerd. De stakeholders krijgen na afloop van een online spreekuur een e-mail met een link naar een korte vragenlijst. Het invullen is zo gebeurd. Dit leidt tot een hoge respons.

STAP

4

OPVOLGEN

VAN FEED-BACK

Reacties van stakeholders worden direct via email – realtime – teruggekoppeld aan de omgevingsmanager. Deze kan direct bepalen of individuele opvolging noodzakelijk is.

 

Wanneer meerdere mensen/partijen uit het projectteam follow up acties moeten uitvoeren, dan kan de omgevingsmanager dit proces gemakkelijk managen met de follow up module.

STAP

5

RAPPORTEREN

 

Na afloop van een informatieronde, kan het van belang zijn om alle verzamelde gegevens samen te voegen in 1 rapportage. Denk bijvoorbeeld aan de volgende rapportage items als;

  • De grootte van de database;
  • Het aantal bezoekers van de projectpagina;
  • Het aantal keren dat het filmpje is bekeken;
  • Het aantal individuele afspraken;
  • De tevredenheid van de stakeholders en de respons;
  • De afhandeling van de feedback.

Management rapportage

Trend analyse

Rapportage op geografische kaart

HET TEAM

bart

Bart heeft ruim 20 jaar ervaring in b-to-b marketing en zakelijke dienstverlening. In 2008 startte hij zijn eigen marketing adviesbureau.

BART VAN EMDEN

Initiatiefnemer - 0620901546
mark

Mark is all round adviseur voor VEMC en heeft een uitgebreide ICT ervaring. Hij combineert deze ervaring met zijn kennis van changemanagement.

MARK SMIDT

Adviseur - 0622934535
hans

Hans vergroot de commerciële slagkracht van inhoudelijke professionals. “Als je buiten wilt winnen, moet je (van) binnen beginnen.”

HANS ZOMER

Adviseur - 0651837131
sjaak

Sjaak is technisch architect van KLANTcoach en de Stakeholder Journey. Sjaak werkt met name achter de schermen aan ontwikkeling van onze tooling.

SJAAK KAANDORP

Sr. Developer - 0657584406
michel

Michel is senior IT specialist en verzorgt alle automatisering en de beveiliging van systemen binnen Van Emden Marketing BV.

MICHEL BAL

Sr. IT specialist - 0653780619
marit

Marit is documentairemaker. Ze is in staat de verhalen van uw kanten pakkend vast te leggen op video.

MARIT GELUK

Filmmaker - 0619036797
jeanine

Jeanine is voormalig radio- en televisiepresentator en verzorgt nu de kantoorzaken, communicatie en PR.

JEANINE RENSEN

Ondersteuning - 0620726072
ADRES

Blankenburgsestraat 5

4061 AR Ophemert

Waar kunt u ons vinden